Strategie per l’ufficio in casa

Mito da sfatare

  • Lavorare da casa non significa rimanere tutto il giorno in pigiama;
  • un homeworker non è necessariamente un disoccupato o un precario: io per esempio ho fatto una scelta precisa;
  • se lavori da casa non lavori di meno o di più: dipende da come ti organizzi;
  • gli homeworkers non sono asociali convinti e possono avere un’appagante vita di relazione con gli altri anche se non li incontrano in ufficio;
  • la casa non è una prigione: esistono le riunioni, gli eventi, i meeting (o anche dei banalissimi caffè) dove incontrare altri professionisti, discutere, FARE rete;
  • non tutti possono lavorare da casa: dipende dal tipo di lavoro, dal tipo di inclinazione personale, di carattere e di attitudine.

Le mie regole e strategie di lavoro

  • Disciplina: anche se siamo a casa, c’è un orario di inizio e uno di fine del lavoro. Nel mio caso avere una bambina che va a scuola aiuta a darmi dei tempi entro cui lavorare, occuparmi di lei, gestire un tempo libero di qualità. In ogni caso se lavoro molte ore di seguito (a seconda dei progetti e dei periodi può succedere), poi faccio in modo di avere più ore di riposo per occuparmi di me stessa.
  • Strumenti: rendiamo efficace la nostra giornata senza disperdere energie. Io ho trovato un valido alleato inGoogle Calendar: segno qualsiasi impegno di lavoro lì. Con “impegno di lavoro” non intendo solo gli appuntamenti ma anche gli step di progetto, gli aggiornamenti fissi settimanali, le cose che devo fare per promuovere la mia professionalità, le idee che devo sviluppare, i post che voglio scrivere sul mio blog. Mi sono creata calendari ad hoc, tra cui quello “lavoro” in cui pianifico e “commesse” con cui contabilizzo le ore giornaliere durante le quali ho lavorato su un determinato progetto. Questo secondo calendario mi permette di capire in maniera abbastanza precisa quanto tempo investo su un progetto, capire se l’ho sottostimato o al contrario scivola via più veloce di quanto non pensassi.
  • Strategia settimanale: se l’homeworker è anche una persona che il lavoro se lo deve procacciare, è fondamentale che nell’arco della settimana si occupi del lavoro presente ma anche di pianificare la direzione in cui vuole andare, i possibili clienti, i potenziali progetti imprenditoriali. Se l’homeworker è anche un wwworkers, le sue giornate sono fatte anche di formazione, relazioni. Occorre tessere reti per rimanere sempre in linea con l’ecosistema di riferimento e il web si evolve velocissimo.
  • Percezione del proprio lavoro: non lasciamoci MAI convincere da quanti (e sono tantissimi, si nascondono anche tra parenti e amici) credono che perché lavoriamo da casa in fondo non lavoriamo davvero. Siamo noi i primi a dover gestire la nostra consapevolezza del valore di quello che facciamo e del tempo che dobbiamo dedicarci. La spesa può aspettare – a meno che non ci faccia comodo andare a farla quando gli altri sono in ufficio – e quando la nonna telefona possiamo dirle che la richiameremo più tardi perché stiamo lavorando. Sta a noi definire i limiti.
  • Diamoci dei traguardi: non lasciamo che tutto scorra sempre uguale a se stesso, evolviamoci nel nostro lavoro, fermiamoci e chiediamoci se è quello che vogliamo e se lavorare da casa è la direzione più giusta. Potremmo anche decidere che siamo cambiati e che ora abbiamo bisogno di altro.

Ufficio in casa

Lavorare da casa, sogno segreto di ogni professionista, può rivelarsi una liberazione o un’inesauribile fonte di stress, soprattutto quando caos e disorganizzazione prendono il sopravvento.

Disporre di un ufficio in casa permette di risparmiare tempo e denaro: niente code in auto, niente affitto, massima libertà nell’abbigliamento e nella gestione del lavoro; tuttavia proprio questa mancanza di regole può trasformarsi in una trappola.

Dire addio a giacca e cravatta è una bella cosa, ma rimanere tutto il giorno con il pigiama in flanella e le ciabatte di peluche no. La trasandatezza esteriore, la mancanza di orari fissi da rispettare e di colleghi con cui confrontarsi può degenerare in disorganizzazione e lassismo, con pessime conseguenze sul lavoro.

Qualche regola per lavorare liberi

Evitare di cedere alla tentazione di stare sul divano e al richiamo del frigorifero non è impossibile, basta imporsi poche semplici regole, necessarie per sfruttare tutti i vantaggi di lavorare in casa.

Alcuni suggerimenti per organizzare il lavoro da casa:

  1. Vestitevi adeguatamente: non serve essere eleganti, ma vestirsi in maniera dignitosa aiuta ad entrare nel giusto mood. Jeans e maglione o un vestito comodo ma carino, scegliete qualcosa che indossereste ad un incontro informale.
  2. Datevi degli orari: organizzare il proprio tempo aiuta a darsi un ordine mentale. Ad esempio, potete stabilire che ogni mattina vi dedicherete al lavoro operativo, lasciando le telefonate con i clienti al pomeriggio. In questo modo programmare le scadenze sarà più semplice.
  3. Create un ambiente professionale: l’ufficio in casa deve essere ordinato ed organizzato, possibilmente separato dal resto della casa, così da non perdere documenti e materiale, o peggio, trovarli  ricoperti dai disegni dei bambini.

Organizzare un ufficio in casa

Il caos fisico è spesso sinonimo di disordine mentale ed organizzativo: avere un’ottima idea è inutile se poi non trovate il blocco d’appunti per scriverla.

Che abbiate a disposizione solo un sottoscala o una stanza tutta per voi, createvi uno spazio dove potervi concentrare e lavorare senza distrazioni.

Se non potete dedicare una stanza per la vostra attività non preoccupatevi: con qualche piccolo accorgimento anche una parete ed una scrivania possono bastare. Cercate una posizione favorevole, in un punto della casa che non sia troppo affollato o di passaggio, almeno nelle ore che dedicherete al lavoro: una scrivania e una sedia ergonomica sono la base, una lavagna magnetica o di sughero è indispensabile per segnare idee e promemoria e con qualche mensola manterrete schedari e documenti in ordine. Fondamentale fare attenzione alla luce: lavorare al PC senza la giusta illuminazione affatica e danneggia la vista; aggiungete una lampada da terra o da tavolo per evitare questo rischio.

Lavorare in ufficio

Se avete a disposizione un ambiente separato per il vostro ufficio, non dovete sprecare questa opportunità: arredatelo in modo serio e con competenza, scegliendo lo stile che più si accorda con il resto della casa; l’importante è che tutto sia ordinato ed organizzato in modo pratico ed efficiente.

L’ufficio non deve, però, essere asettico e senza personalità, al contrario, è importante che trasmetta chi siete, senza contare che dovrete sentirvi a vostro agio e non in prigione. Appendete qualche foto personale, senza esagerare, e sbizzarritevi scegliendo quadri o stampe artistiche, oggetti di design e piante, che diano un tocco personale alla stanza.

Per maggiori informazioni puoi consultare qui le varie idee su come fare soldi online a basso costo di investimento, su WebProfit.it troverai vari articoli su come lavorare da casa.

Google Calendar per la gestione della giornata

L’ho raccontato più volte: io senza Google Calendar sarei una homeworker morta ;-) .

Questa app di Google ha per me grandissimi vantaggi: riesco a usare e coordinare i miei calendari su tutti i device che utilizzo (smartphone, tablet e web), mi invia notifiche prima dell’inizio di un evento e appuntamento e permette la condivisione con altri di appuntamenti. Per saperne di più sull’utilizzo generale consiglio di leggere la guida, disponibile qui.

calendar

Ma come lo utilizzo io per gestire la giornata e – più in generale – la settimana? 

Per prima cosa ho creato una serie di calendari differenziati.

Il calendario personale gestisce i miei appuntamenti di lavoro con altri, le riunioni e le call su skype e i corsi di formazione. Ma non solo.

Il calendario personale mi serve per programmare le attività quotidiane: ogni venerdì preparo il calendario per la settimana successiva, inserendo tutti i lavori che devo svolgere e pianificando anche alcune ore di progettazione e promozione (on e off line).

Quando ho terminato un’attività, la inserisco in un calendario (che ho chiamato “commesse“) dove segno i tempi esatti di svolgimento di quella attività per monitorare il mio impegno mensile su un determinato progetto e valutarne con precisione il valore.

In famiglia, sia io che il mio compagno siamo “devoti” di Calendar, così abbiamo anche un calendario condiviso che ci serve per gestire e suddividere gli impegni collegati alla vita privata: gestione di nostra figlia, pagamento di bollette, impegni sociali, eccetera.

Io ho anche un calendario editoriale collegato al progetto Ufficio in casa (per tutti gli altri miei siti utilizzo il calendario personale) dove pianifico la pubblicazione dei post, delle interviste e appunto contenuti che voglio trattare nelle settimane a venire su questo sito.

Google Calendar mi aiuta a non perdermi, a monitorare il mio lavoro e a suddividerlo in maniera chiara e coerente: posso infatti ricordarmi le scadenze di pagamento ma anche di leggere un articolo interessante o di approfondire un determinato tema.

Ecco per esempio, se devo iniziare un nuovo progetto come lo pianifico:

calendar_spec

Un buon calendario è FONDAMENTALE per gestire la complessa giornata di una persona che lavora da casa e deve considerare i propri tempi, coordinare lavoro e vita personale e – questo per i freelance – organizzare un progetto di lavoro a breve e medio termine per avere il polso non solo della situazione attuale, ma anche degli sviluppi futuri della propria professione e dei progetti che sta realizzando.

Oltre a Google Calendar, sto provando anche programmi come https://trello.com/ per la gestione di progetti complessi e flusso di attività: mi sembra molto utile e più efficace dell’uso della mail specialmente quando si lavora in un team diffuso, senza incontrarsi spesso di persona.

E voi usate Google Calendar o avete altri strumenti utili per la gestione dei tempi di lavoro a casa?