Google Calendar per la gestione della giornata

L’ho raccontato più volte: io senza Google Calendar sarei una homeworker morta ;-) .

Questa app di Google ha per me grandissimi vantaggi: riesco a usare e coordinare i miei calendari su tutti i device che utilizzo (smartphone, tablet e web), mi invia notifiche prima dell’inizio di un evento e appuntamento e permette la condivisione con altri di appuntamenti. Per saperne di più sull’utilizzo generale consiglio di leggere la guida, disponibile qui.

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Ma come lo utilizzo io per gestire la giornata e – più in generale – la settimana? 

Per prima cosa ho creato una serie di calendari differenziati.

Il calendario personale gestisce i miei appuntamenti di lavoro con altri, le riunioni e le call su skype e i corsi di formazione. Ma non solo.

Il calendario personale mi serve per programmare le attività quotidiane: ogni venerdì preparo il calendario per la settimana successiva, inserendo tutti i lavori che devo svolgere e pianificando anche alcune ore di progettazione e promozione (on e off line).

Quando ho terminato un’attività, la inserisco in un calendario (che ho chiamato “commesse“) dove segno i tempi esatti di svolgimento di quella attività per monitorare il mio impegno mensile su un determinato progetto e valutarne con precisione il valore.

In famiglia, sia io che il mio compagno siamo “devoti” di Calendar, così abbiamo anche un calendario condiviso che ci serve per gestire e suddividere gli impegni collegati alla vita privata: gestione di nostra figlia, pagamento di bollette, impegni sociali, eccetera.

Io ho anche un calendario editoriale collegato al progetto Ufficio in casa (per tutti gli altri miei siti utilizzo il calendario personale) dove pianifico la pubblicazione dei post, delle interviste e appunto contenuti che voglio trattare nelle settimane a venire su questo sito.

Google Calendar mi aiuta a non perdermi, a monitorare il mio lavoro e a suddividerlo in maniera chiara e coerente: posso infatti ricordarmi le scadenze di pagamento ma anche di leggere un articolo interessante o di approfondire un determinato tema.

Ecco per esempio, se devo iniziare un nuovo progetto come lo pianifico:

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Un buon calendario è FONDAMENTALE per gestire la complessa giornata di una persona che lavora da casa e deve considerare i propri tempi, coordinare lavoro e vita personale e – questo per i freelance – organizzare un progetto di lavoro a breve e medio termine per avere il polso non solo della situazione attuale, ma anche degli sviluppi futuri della propria professione e dei progetti che sta realizzando.

Oltre a Google Calendar, sto provando anche programmi come https://trello.com/ per la gestione di progetti complessi e flusso di attività: mi sembra molto utile e più efficace dell’uso della mail specialmente quando si lavora in un team diffuso, senza incontrarsi spesso di persona.

E voi usate Google Calendar o avete altri strumenti utili per la gestione dei tempi di lavoro a casa?